So senken KMU ihr Haftungsrisiken und meistern Prüfungen
Eine Betriebsprüfung kündigt sich an und der Prüfer fragt nach Ihrer Verfahrensdokumentation. Was nun? Genau diese Situation erleben deutsche KMU regelmäßig. Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) fordern eine lückenlose Dokumentation aller digitalen Buchführungsprozesse und wer keine vorlegen kann, riskiert erhebliche Nachteile.
Sartissohn Software GmbH begleitet als SelectLine Gold Partner und docuvita Kompetenzzentrum mittelständische Unternehmen bei genau dieser Herausforderung.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie brauchen: von den rechtlichen Grundlagen über den konkreten Aufbau bis hin zur praktischen Umsetzung mit Verfahrensdokumentation-Software, DMS und ERP-Systemen.
Key Takeaways: GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen in 2026
- Die GoBD-Verfahrensdokumentation ist für alle Unternehmen mit digitaler Buchführung gesetzlich verpflichtend.
- Seit Juli 2025 gelten neue Anforderungen, insbesondere für E-Rechnungen und deren Aufbewahrung in strukturierten Formaten.
- Eine vollständige Dokumentation besteht aus vier Teilen: Allgemeine Beschreibung, Anwender-, Betriebs- und Systemdokumentation.
- Sartissohn Software GmbH unterstützt Sie bei der Integration von DMS und ERP für GoBD-konforme Prozesse und bietet eine eigene Verfahrensdokumentation Software-Lösung.
- Bei Betriebsprüfungen kann eine fehlende Dokumentation zu Schätzungen und Steuernachzahlungen führen.
Überblick der Themen:
- Was ist eine GoBD-Verfahrensdokumentation?
- Rechtliche Grundlagen der GoBD im Jahr 2026
- Bestandteile einer vollständigen Verfahrensdokumentation
- Schritt für Schritt zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
- Die Rolle von DMS und ERP bei der Verfahrensdokumentation
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bei der Verfahrensdokumentation
- Fazit
- FAQ
1. Was ist eine GoBD-Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist das Handbuch Ihrer digitalen Buchführung. Sie beschreibt den gesamten Weg eines Belegs durch Ihr Unternehmen: vom Eingang über die Verarbeitung und Speicherung bis zur Archivierung.
Konkret dokumentieren Sie, welche Software Sie einsetzen, welche Mitarbeitenden welche Aufgaben übernehmen und wie Sie die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung sicherstellen. Das Finanzamt benötigt diese Informationen, um Ihre Prozesse bei einer Prüfung nachvollziehen zu können.
Die rechtliche Grundlage bilden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD. Das Bundesfinanzministerium hat diese zuletzt im Juli 2025 aktualisiert.
Warum ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht für deutsche KMU?
Die Antwort ist klar: Sobald Sie steuerrelevante Daten elektronisch erfassen, verarbeiten oder speichern, sind Sie zur Dokumentation verpflichtet. Das betrifft heute nahezu jedes Unternehmen in Deutschland.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie zudem E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dadurch fallen auch Unternehmen unter die Dokumentationspflicht, die bisher keine Buchhaltungssoftware nutzten.
Welche Unternehmen brauchen eine Verfahrensdokumentation?
Betroffen sind alle buchführungspflichtigen Unternehmen, unabhängig von Größe oder Rechtsform. Ob GmbH, Einzelunternehmen oder Freiberufler – wer digital bucht, muss dokumentieren.
Das gilt für Bilanzierer ebenso wie für Einnahmen-Überschuss-Rechner nach § 4 Abs. 3 EStG. Ausgenommen sind nur solche Unternehmen, die keinerlei elektronische Aufzeichnungen führen.
2. Rechtliche Grundlagen der GoBD im Jahr 2026
Die GoBD haben sich seit ihrer Einführung mehrfach geändert. Das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 bildet die Basis. Es wurde im März 2024 und erneut im Juli 2025 aktualisiert.
Die jüngsten Änderungen betreffen vor allem die E-Rechnungspflicht. Für Sie wichtig: Strukturierte Formate wie XML erfüllen die Aufbewahrungspflichten. Eine zusätzliche PDF-Kopie ist nicht mehr zwingend erforderlich.
Welche GoBD-Änderungen gelten seit Juli 2025?
Das BMF hat klargestellt, dass bei E-Rechnungen nur der strukturierte Teil (XML) aufbewahrt werden muss. Der PDF-Teil einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung ist nur dann aufzubewahren, wenn er zusätzliche steuerrelevante Informationen enthält.
Außerdem wurden die Vorgaben zum Datenzugriff präzisiert. Betriebsprüfer können nun bereits vor Prüfungsbeginn Daten anfordern. Ihre Verfahrensdokumentation sollte diese Prozesse abbilden.
3. Bestandteile einer vollständigen Verfahrensdokumentation
Eine ordnungsgemäße Dokumentation gliedert sich in vier Hauptbereiche. Jeder dieser Bereiche erfüllt einen spezifischen Zweck und ist für die Nachvollziehbarkeit Ihrer Prozesse unerlässlich.
Allgemeine Beschreibung des Unternehmens
Im ersten Teil stellen Sie Ihr Unternehmen vor. Dazu gehören rechtliche Rahmenbedingungen, der Ort der Datenhaltung und eventuelle Outsourcing-Vereinbarungen.
Beschreiben Sie, welche Geschäftsprozesse dokumentiert werden und wer im Unternehmen dafür verantwortlich ist. Diese Übersicht gibt dem Prüfer eine erste Orientierung.
Anwenderdokumentation für Ihre Mitarbeitenden
Die Anwenderdokumentation beschreibt, wie Ihre Mitarbeitenden die Prozesse im Alltag durchführen. Hier gehören Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und Freigabeprozesse hinein.
Dokumentieren Sie den kompletten Belegfluss: Wer erfasst Eingangsrechnungen? Wer prüft und gibt frei? Wie werden Belege weitergeleitet und archiviert?
Technische Systemdokumentation der eingesetzten Software
Im technischen Teil erfassen Sie alle Hard- und Softwarekomponenten. Dazu gehören Ihr ERP-System, Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS) und alle relevanten Schnittstellen.
Sartissohn Software GmbH hilft Ihnen dabei, SelectLine und docuvita so zu konfigurieren, dass diese Informationen systematisch erfasst und aktuell gehalten werden. Die Integration von ERP und DMS schafft die Basis für eine revisionssichere Dokumentation.
Betriebsdokumentation für den laufenden Betrieb
Die Betriebsdokumentation regelt die Überwachung des Systems. Hier beschreiben Sie Datensicherungskonzepte, Notfallpläne und Change-Management-Prozesse.
Was passiert bei einem Systemausfall? Wie stellen Sie die Datensicherheit sicher? Diese Fragen beantwortet Ihre Betriebsdokumentation.
4. Schritt für Schritt zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
Der Aufbau einer Verfahrensdokumentation folgt einem strukturierten Prozess. Mit dem richtigen Vorgehen erstellen Sie ein Dokument, das bei Prüfungen standhält.
Schritt 1: Bestandsaufnahme Ihrer digitalen Prozesse
Erfassen Sie zunächst alle Prozesse, die steuerrelevante Daten betreffen. Welche Belege entstehen in Ihrem Unternehmen? Wie werden Eingangsrechnungen verarbeitet? Wo werden Daten gespeichert?
Erstellen Sie eine Liste aller eingesetzten Systeme. Dokumentieren Sie Schnittstellen zwischen den Programmen und die Datenflüsse.
Schritt 2: Prozesse dokumentieren und visualisieren
Beschreiben Sie jeden Prozess im Detail. Nutzen Sie Flussdiagramme, um den Belegweg zu visualisieren. Das macht die Dokumentation auch für Außenstehende verständlich.
Halten Sie fest, wer für welchen Prozessschritt verantwortlich ist. Definieren Sie Vertretungsregelungen und Zugriffsberechtigungen.
Schritt 3: Internes Kontrollsystem (IKS) einrichten
Ein internes Kontrollsystem ist Teil der GoBD-Anforderungen. Definieren Sie regelmäßige Kontrollen, die die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung sicherstellen.
Dokumentieren Sie, wer diese Kontrollen durchführt und in welchen Intervallen. Stichprobenartige Prüfungen sollten nachweisbar sein.
Schritt 4: Dokumentation regelmäßig aktualisieren
Eine Verfahrensdokumentation ist kein statisches Dokument. Bei Änderungen an Prozessen oder Systemen müssen Sie die Dokumentation anpassen.
Führen Sie eine Versionshistorie. So können Prüfer nachvollziehen, welche Prozesse zu welchem Zeitpunkt galten.
Schritt 5: Verfahrensdokumentation zur Belegablage erstellen
Die Belegablage ist ein zentraler Bestandteil jeder Verfahrensdokumentation. Hier beschreiben Sie, wie Belege von der Erfassung bis zur Archivierung durch Ihr Unternehmen laufen.
5. Die Rolle von DMS und ERP bei der Verfahrensdokumentation
Moderne DMS- und ERP-Systeme erleichtern die Erstellung und Pflege Ihrer Verfahrensdokumentation erheblich. Sie automatisieren viele Prozesse und schaffen Transparenz.
Wie unterstützt ein Dokumentenmanagement-System die GoBD-Konformität?
Ein DMS archiviert Ihre Belege revisionssicher. Zugriffsprotokollierung, Versionierung und Löschsperren sind eingebaut.
Sartissohn Software GmbH setzt auf docuvita als DMS-Lösung. Das System erfüllt die GoBD-Anforderungen und lässt sich nahtlos in Ihre kaufmännische Software integrieren.
Welche Vorteile bringt die Integration von ERP und DMS?
Wenn ERP und DMS zusammenarbeiten, fließen Daten automatisch. Belege werden direkt den richtigen Buchungen zugeordnet.
Diese Integration reduziert Fehler und beschleunigt Ihre Prozesse. Gleichzeitig entsteht eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge.
6. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bei der Verfahrensdokumentation
Ihr Steuerberater ist ein wichtiger Partner bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation. Er kennt die steuerlichen Anforderungen und kann Ihre Dokumentation prüfen.
Welche Rolle übernimmt der Steuerberater?
Der Steuerberater kann eine Tax-Compliance-Prüfung durchführen. Dabei prüft er, ob Ihre Dokumentation vollständig ist und den aktuellen Anforderungen entspricht.
Bei komplexen Prozessen kann er Sie bei der Erstellung unterstützen. Seine Expertise hilft, typische Fehler zu vermeiden.
Wie gestalten Sie die digitale Zusammenarbeit effizient?
Moderne Systeme ermöglichen eine direkte Datenübertragung zum Steuerberater. DATEV-Schnittstellen sind in vielen ERP- und DMS-Lösungen integriert.
Sartissohn Software GmbH bietet Ihnen Lösungen, die diese Zusammenarbeit optimieren. Von der Belegbereitstellung bis zum Datenaustausch – alles läuft digital und nachvollziehbar.
7. Fazit: So meistern Sie die GoBD-Verfahrensdokumentation in 2026
Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht für jedes Unternehmen mit digitalen Buchführungsprozessen. Mit der richtigen Struktur und systematischem Vorgehen meistern Sie diese Anforderung.
Nutzen Sie moderne DMS- und ERP-Systeme, um die Dokumentation zu vereinfachen. Die Integration von Systemen schafft Transparenz und reduziert den Pflegeaufwand. Es gibt spezialisierte Software zur Erstellung und Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation wie die V1 Software.
Sartissohn Software GmbH begleitet Sie als erfahrener Partner bei der Umsetzung. Von der Prozessanalyse über die Systemintegration bis zur laufenden Betreuung. Sie erhalten individuelle Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen.
Ihr Mike Olaf Sartissohn
Bardowick, 29.05.2026
Wir sind übrigens SelectLine Gold Partner & docuvita Kompetenzcenter
Die Sartissohn Software GmbH ist seit vielen Jahren SelectLine Gold Partner (Top 5 in Deutschland). Wir hinterfragen, entwickeln und implementierten passende Software Lösungen für Unternehmen im Mittelstand.
Fragen? Wir liefern Lösungen.
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8. FAQ: GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen in 2026
Ja, alle Unternehmen, die steuerrelevante Daten elektronisch verarbeiten, sind zur Dokumentation verpflichtet. Das gilt unabhängig von Größe oder Rechtsform. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer fallen darunter, sobald sie digitale Buchhaltungssysteme nutzen.
Ohne Dokumentation riskieren Sie formelle Mängel in Ihrer Buchführung. Das Finanzamt kann Ihre Buchführung verwerfen und Schätzungen vornehmen. Sartissohn Software GmbH hilft Ihnen dabei, solche Risiken durch ordnungsgemäße Dokumentation zu vermeiden.
Sie müssen die Dokumentation bei jeder Prozess- oder Systemänderung aktualisieren. Es gibt keine festen Intervalle, aber die Dokumentation muss immer den aktuellen Stand abbilden. Eine jährliche Überprüfung ist empfehlenswert.
Spezialisierte Software wie V1 Verfahrensdokumentation Software führt Sie durch den Erstellungsprozess. Sartissohn Software GmbH setzt auf integrierte Lösungen aus SelectLine und docuvita, die GoBD-konforme Prozesse automatisch dokumentieren.
Ja, Sie können die Dokumentation auch nachträglich erstellen. Allerdings sollten Sie das schnellstmöglich tun. Bei einer Prüfung müssen Sie die Dokumentation für den gesamten Prüfungszeitraum vorlegen können.
Die Kosten hängen von der Komplexität Ihrer Prozesse ab. Mit Muster-Dokumentationen und der richtigen Software können Sie den Aufwand deutlich reduzieren. Sartissohn Software GmbH bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung, um den Aufwand für Ihr Unternehmen einzuschätzen.
