Westhaus Energietechnik
Beratung und Implementierung von docuvita und SelectLine.
Mit zunehmendem Unternehmenswachstum stieg die Menge an digitalen Dokumenten und E-Mails. Die manuelle Verwaltung verschiedener Projektakten verursachte einen hohen Verwaltungsaufwand.
Branche: Industrie & Großhandel
Standort: Dresden
Lösung: Dokumentenmanagement mit docuvita und SelectLine
Energie mit Sicherheit
Ausgangslage
Die Westhaus Energietechnik GmbH aus Dresden entwickelt und fertigt seit 2009 hochwertige Schaltanlagen, Stromversorgungssysteme und USV-Anlagen für anspruchsvolle Kundenprojekte. Mit über 40 Mitarbeitern und einem hohen Anteil individueller Kundenlösungen entstehen täglich zahlreiche Dokumente entlang der gesamten Prozesskette. Von Kundenanfragen über technische Zeichnungen bis hin zu Angeboten, Aufträgen und Serviceberichten müssen Informationen jederzeit schnell verfügbar sein.
Mit zunehmendem Unternehmenswachstum stieg auch die Menge an digitalen Dokumenten und E-Mails. Die manuelle Verwaltung verschiedener Projektakten verursachte einen hohen Verwaltungsaufwand und erschwerte die schnelle Suche nach relevanten Informationen.
Die Lösung: Dokumentenmanagement mit docuvita
Zur Optimierung der Dokumentenorganisation entschied sich die Westhaus Energietechnik GmbH für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems docuvita. Das System ermöglicht die zentrale digitale Ablage sämtlicher Dokumente und automatisiert zahlreiche Prozesse innerhalb der Projektverwaltung.
Besonders wichtig war dabei die Möglichkeit, individuelle Projekt- und Auftragsstrukturen abzubilden. Durch die enge Integration von docuvita und SelectLine ERP werden Auftragsakten automatisch angelegt und mit den entsprechenden Dokumenten verknüpft. Dadurch stehen alle Informationen direkt am jeweiligen Vorgang zur Verfügung.
Vorteile der Lösung
✅ Zentrale und digitale Dokumentenablage
✅ Automatische Zuordnung von E-Mails zu Projekten
✅ Integration in SelectLine ERP
✅ Schnellere Dokumentensuche
✅ Revisionssichere Archivierung
✅ DSGVO-konforme Datenverwaltung
✅ Automatisierte Workflows
✅ Transparente Projektakten
Wir denken nicht nur technisch, sondern prozess- und praxisorientiert.
"Seit der Einführung 2019 wurde unser gesamter Belegfluss mithilfe der Workflows digitalisiert und hat uns damit dem Ziel, innerhalb der nächsten fünf Jahre papierlos zu werden, ein enormes Stück näher gebracht.“
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Youtube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenUm das docuvita-Leistungsspektrum perfekt auf individuelle Kundenbedürfnisse abzustimmen, hat Sartissohn Software im Rahmen unterschiedlicher Projekte einige Zusatzlösungen programmiert.
Über das Unternehmen
Westhaus Energietechnik GmbH
Jascha Sielhorst
Hermann-Mende-Straße 5-7
01099 Dresden
Tel: +49 (0) 351 20 920 100
Fax: +49 (0) 351 20 920 112
info@wh.de
www.wh.de
SelectLine und docuvita im Zusammenspiel
Ein entscheidender Mehrwert für Westhaus Energietechnik ist die direkte Verknüpfung zwischen dem ERP-System SelectLine und dem Dokumentenmanagementsystem docuvita. Mitarbeiter können Dokumente direkt aus dem ERP-System heraus öffnen und bearbeiten. Gleichzeitig werden neu angelegte Aufträge automatisch mit den passenden Dokumentenstrukturen versehen.
Durch die nahtlose ERP-DMS-Integration werden Medienbrüche vermieden und sämtliche Informationen zentral bereitgestellt. Dies verbessert sowohl die Prozessqualität als auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Anlagenbau
Unternehmen im Anlagen- und Schaltschrankbau stehen vor besonderen Herausforderungen. Jedes Projekt erzeugt eine Vielzahl technischer Dokumente, Zeichnungen, Prüfberichte und Kommunikationsdaten. Ohne strukturierte Dokumentenverwaltung entstehen schnell Insellösungen und ineffiziente Abläufe.
Mit docuvita konnte Westhaus Energietechnik den gesamten Belegfluss digitalisieren und die Grundlage für ein nahezu papierloses Arbeiten schaffen. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeiter von höheren Auskunftsgeschwindigkeiten und einer besseren Transparenz in allen Projektphasen.
Firmen, denen wir erfolgreich bei der Einführung von docuvita geholfen haben
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Youtube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenEingesetzte Lösungen
Dokumentenmanagement
Mit docuvita werden Dokumente, E-Mails und Projektunterlagen zentral verwaltet und revisionssicher archiviert.
SelectLine ERP
Das ERP-System bildet die kaufmännischen Prozesse ab und wurde direkt mit dem Dokumentenmanagementsystem verbunden.
Workflow-Automatisierung
Automatisierte Akten- und Ordnerstrukturen reduzieren manuelle Arbeitsschritte und sorgen für einheitliche Prozesse.
Ergebnisse einer erfolgreichen docuvita Einführung
Durch die Einführung von docuvita und die Integration mit SelectLine ERP konnte die Westhaus Energietechnik GmbH zahlreiche Prozesse optimieren:
- Digitale Projektakten statt dezentraler Dokumentenablagen
- Schnellere Auffindbarkeit von Informationen
- Automatisierte Dokumentenprozesse
- Höhere Datensicherheit
- Verbesserte Zusammenarbeit im Team
- Unterstützung der langfristigen Digitalisierungsstrategie
- Grundlage für papierarme Geschäftsprozesse
FAQ zur Referenz
Das Unternehmen verwaltet eine große Anzahl projektbezogener Dokumente. Mit docuvita werden diese zentral gespeichert, automatisiert verarbeitet und schnell auffindbar gemacht.
Die Integration ermöglicht den direkten Zugriff auf Dokumente aus dem ERP-System heraus und schafft eine durchgängige digitale Prozesskette.
Ja, die revisionssichere Archivierung gehört zu den zentralen Funktionen des Systems und unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
docuvita eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel, Dienstleistung und Projektgeschäft, die ihre Dokumente digital verwalten möchten.
