Eingangsrechnungsverarbeitung mit docuvita
Rechnungen digital prüfen, freigeben und archivieren
Täglich erreichen Unternehmen Rechnungen per E-Mail, als PDF, über E-Rechnungsportale oder noch klassisch in Papierform. Werden Eingangsrechnungen manuell weitergeleitet, ausgedruckt oder in Excel-Listen verwaltet, entstehen unnötige Rückfragen, Medienbrüche und Verzögerungen.
Mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung von docuvita erfassen, prüfen, freigeben und archivieren Sie Rechnungen in einem durchgängigen Workflow. Alle Beteiligten arbeiten auf derselben Datenbasis, Freigaben laufen transparent ab und Rechnungen bleiben jederzeit auffindbar.
Jetzt kostenlose Beratung anfordern:
Quick Answer: Was ist eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beschreibt den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über die automatische Erfassung, Prüfung und Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Moderne Softwarelösungen wie docuvita automatisieren diese Abläufe und reduzieren manuelle Bearbeitungsschritte deutlich.
Wie funktioniert digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung verbindet Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Freigabeprozess und Archivierung in einem zentralen Workflow.
Unabhängig davon, ob eine Rechnung per E-Mail, PDF, XRechnung, ZUGFeRD oder Papier eingeht, wird sie automatisch im Dokumentenmanagementsystem erfasst und dem entsprechenden Prozess zugeordnet.
Relevante Informationen wie Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Kostenstellen und Zahlungsziel können automatisch ausgelesen und für die weitere Verarbeitung genutzt werden.
Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich und Rechnungen gelangen schneller zur Freigabe.
Von der Rechnung bis zur Freigabe: der digitale Workflow
Eingangsrechnungen digital verarbeiten statt manuell verwalten
Reduzieren Sie den Aufwand in Buchhaltung, Einkauf und Verwaltung durch einen durchgängigen digitalen Rechnungsworkflow.
Lassen Sie sich zeigen, wie docuvita Rechnungserfassung, Freigabe und Archivierung in einer Lösung vereint.
Automatische Rechnungserfassung mit docuvita
Ein wesentlicher Bestandteil moderner Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung ist die automatische Rechnungserfassung.
docuvita erkennt relevante Informationen aus: PDF-Rechnungen, gescannten Rechnungen, XRechnung, ZUGFeRD, hybriden Rechnungsformaten.
Die Daten werden automatisch übernommen und dem Kreditorenvorgang zugeordnet. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen vieler Informationen und Fehlerquellen werden reduziert.
Vorteile der automatischen Rechnungserfassung
✅ weniger Erfassungsaufwand
✅ geringere Fehlerquote
✅ schnellere Bearbeitung
✅ bessere Datenqualität
✅ höhere Prozesssicherheit
Rechnungsprüfung und Kreditorenworkflow effizient steuern
Die digitale Rechnungsprüfung bildet das Herzstück einer modernen Eingangsrechnungsverarbeitung.
docuvita unterstützt Unternehmen bei:
- sachlicher Prüfung
- fachlicher Prüfung
- Kostenstellenzuordnung
- Projektzuordnung
- Budgetkontrolle
- mehrstufigen Freigaben
Der komplette Kreditorenworkflow wird transparent dokumentiert und ist jederzeit nachvollziehbar.
GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen und müssen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben archiviert werden.
Mit docuvita können Unternehmen ihre Rechnungen revisionssicher speichern, unveränderbar archivieren, schnell wiederfinden und
nachvollziehbar dokumentieren.
Die Archivierung erfolgt integriert innerhalb des gesamten Rechnungsworkflows. Dadurch entstehen keine zusätzlichen Ablagesysteme oder Medienbrüche.
Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Seite zur revisionssicheren Archivierung.
→ Mehr Infos unter Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
Eingangsrechnungsverarbeitung als Teil des Dokumentenmanagementsystems
Eine isolierte Rechnungsfreigabe-Lösung löst häufig nur einen Teil des Problems.
Mit docuvita profitieren Unternehmen von einer zentralen Plattform für:
- Dokumentenmanagement
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- E-Mail-Archivierung
E-Rechnungsarchivierung - Vertragsmanagement
- digitale Workflows
Dadurch stehen sämtliche geschäftsrelevanten Informationen an einem Ort zur Verfügung.
Weiterführende Lösungen
→ Digitale Dokumentenverwaltung mit docuvita
→ E-Mail-Archivierung mit rechtssicherer Software
→ E-Rechnung sicher archivieren
→ Vertragsmanagement mit docuvita und actaSIGN
Vorteile einer digitalen Rechnungsfreigabe
In vielen Unternehmen werden Rechnungen noch per E-Mail weitergeleitet oder ausgedruckt zur Unterschrift vorgelegt.
Eine digitale Rechnungsfreigabe vereinfacht diesen Prozess erheblich.
Mit docuvita profitieren Sie von:
- transparenten Freigabestufen
- automatischen Eskalationen
- Vertretungsregelungen
- mobilem Zugriff
- lückenloser Dokumentation
- kürzeren Durchlaufzeiten
Jeder Bearbeitungsschritt wird nachvollziehbar dokumentiert und bleibt dauerhaft nachvollziehbar.
Rechnungsfreigaben beschleunigen und Skontopotenziale besser nutzen
Mit docuvita digitalisieren Sie den gesamten Rechnungseingang von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung.
✅ Transparente Freigabeprozesse
✅ Weniger manueller Aufwand
✅ Schnelle Einführung
✅ Ideal für mittelständische Unternehmen
Jetzt unverbindliche Beratung anfragen
Warum Excel, E-Mail und Papierprozesse den Mittelstand ausbremsen
Viele Unternehmen verwalten Eingangsrechnungen noch mit einer Kombination aus Posteingang, E-Mail-Verteilern, Excel-Listen, Cloud-Diensten und /oder Netzlaufwerken.
Diese Prozesse verursachen häufig:
lange Suchzeiten fehlende Transparenz doppelte Bearbeitung versäumte Zahlungsfristen fehlende Vertretungsregelungen
Je höher das Rechnungsvolumen, desto deutlicher treten diese Schwachstellen hervor.
Ein digitaler Rechnungsworkflow sorgt für klare Zuständigkeiten und beschleunigt die Bearbeitung erheblich.
Live-Demo zur Eingangsrechnungsverarbeitung
Lassen Sie sich zeigen, wie docuvita elektronische Rechnungen automatisch erfasst, archiviert und schnell wieder auffindbar macht.
Kostenlose Demo anfordern:
"Wir denken nicht in Software, sondern in Lösungen für Ihr Unternehmen."
Warum Sartissohn Software?
Wir begleiten Unternehmen von der ersten Beratung bis zum produktiven Einsatz ihrer Archivierungslösung. Als docuvita Fachhändler unterstützen wir Unternehmen bei:
der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems der Planung von Archivierungsstrategien der Migration bestehender Dokumente der Integration in vorhandene ERP-Systeme Anwenderschulungen Support und Weiterentwicklung
Für welche Unternehmen eignet sich die digitale Eingangsrechnungs-verarbeitung?
- kleine und mittelständische Unternehmen
- produzierende Betriebe
- Großhändler Dienstleister
- Gesundheitswesen
- Bauunternehmen
- öffentliche Einrichtungen
FAQ: Häufige Fragen zur Eingangsrechnungsverarbeitung
Was versteht man unter Eingangsrechnungsverarbeitung?
Die Eingangsrechnungsverarbeitung umfasst alle Schritte vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung.
Wie funktioniert digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?
Rechnungen werden automatisch erfasst, verarbeitet, geprüft und in einem Workflow weitergeleitet.
Welche Vorteile bietet eine Software für Eingangsrechnungsverarbeitung?
Weniger manueller Aufwand, schnellere Freigaben, höhere Transparenz und geringere Fehlerquoten.
Was ist ein Rechnungsfreigabe-Workflow?
Ein strukturierter Prozess, der festlegt, welche Personen eine Rechnung prüfen und freigeben müssen.
Kann docuvita Rechnungen automatisch erfassen?
Ja. Relevante Rechnungsinformationen können automatisch erkannt und übernommen werden.
Unterstützt docuvita E-Rechnungen?
Ja. E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD können verarbeitet und archiviert werden.
Ist die Archivierung GoBD-konform?
Ja. Eingangsrechnungen können revisionssicher archiviert werden.
Können Freigaben mobil erfolgen?
Ja. Verantwortliche können Rechnungen auch außerhalb des Büros bearbeiten.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich die Lösung?
Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen.
Lässt sich die Lösung mit der Buchhaltung verbinden?
Ja. Rechnungsdaten können für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse bereitgestellt werden.
Wie schnell findet man archivierte Rechnungen wieder?
Über Volltextsuche und Metadaten innerhalb weniger Sekunden.
Können mehrere Freigabestufen definiert werden?
Ja. Mehrstufige Freigabeworkflows lassen sich individuell abbilden.
Weitere Software-Lösungen für Ihr Unternehmen
Das macht für uns den Unterschied: Software, die zuverlässig Prozesslücken schließt. Vermeiden Sie unnötige Anstrengungen oder umständliche Selektionen, denn Erleichterung ist programmierbar. „Software follows function. Function follows your firm.“
