E-Rechnung Archivierung
Elektronische Rechnungen GoBD-konform archivieren
Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen steigen auch die Anforderungen an deren gesetzeskonforme Aufbewahrung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar bleiben.
Mit docuvita archivieren Sie E-Rechnungen revisionssicher, GoBD-konform und zentral in Ihrem Dokumentenmanagementsystem. So erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen und profitieren gleichzeitig von schnellen Suchfunktionen, automatisierten Prozessen und einer transparenten Dokumentenverwaltung.
Jetzt kostenlose Beratung anfordern:
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu einer klassischen PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten, die automatisch in Geschäfts- und Buchhaltungsprozessen verarbeitet werden können.
Zu den bekanntesten E-Rechnungen Formaten gehören:
XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Format, das insbesondere im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird. Alle relevanten Rechnungsinformationen werden in strukturierter Form bereitgestellt und können automatisiert verarbeitet werden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Systemen automatisiert verarbeitet werden.
Warum müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen gehören zu den steuerlich relevanten Geschäftsunterlagen eines Unternehmens. Daher müssen sie über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinweg gespeichert werden.
Eine ordnungsgemäße Archivierung stellt sicher, dass:
- Rechnungen jederzeit auffindbar sind
- Dokumente nicht unbemerkt verändert werden können
- Betriebsprüfungen unterstützt werden
- Nachweispflichten erfüllt werden Unternehmensdaten langfristig geschützt bleiben
Eine professionelle E-Rechnung Archivierung schützt Unternehmen vor Compliance-Risiken und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
Ist die Archivierung von E-Rechnungen Pflicht?
Ja. Elektronische Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie klassische Papierbelege.
Wichtig ist dabei: Die Rechnung muss im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine nachträgliche Umwandlung reicht nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen vollständig zu erfüllen.
Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass elektronische Rechnungen dauerhaft im Originalformat gespeichert und jederzeit verfügbar sind.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Youtube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenWarum ein PDF-Ausdruck nicht ausreicht
Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass eine E-Rechnung ausgedruckt und anschließend abgeheftet werden könne.
Bei elektronischen Rechnungen sind jedoch nicht nur die sichtbaren Inhalte relevant, sondern auch die strukturierten elektronischen Daten.
Beispiele:
XRechnung
Bei einer XRechnung liegen die Rechnungsinformationen vollständig in einer XML-Datei vor. Ein Ausdruck würde diese Informationen nicht vollständig abbilden.
ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD befinden sich die relevanten Rechnungsdaten im eingebetteten XML-Datensatz. Dieser geht bei einer ausschließlichen Papierablage verloren.
Eine E-Rechnung muss im Originalformat archiviert werden.
E-Rechnungen automatisch archivieren und schnell wiederfinden
Viele Unternehmen erhalten täglich zahlreiche elektronische Rechnungen per E-Mail, Kundenportal oder Datenaustausch.
Eine manuelle Ablage verursacht Zeitaufwand und erhöht das Fehlerrisiko.
Mit docuvita lassen sich E-Rechnungen automatisiert:
- erfassen
- klassifizieren
- archivieren
- verschlagworten
- wiederfinden
Über die integrierte Volltextsuche stehen relevante Dokumente innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung.
E-Rechnungen rechtssicher archivieren
Erfahren Sie, wie Sie XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen und weitere elektronische Belege GoBD-konform archivieren können.
Jetzt Beratungsgespräch vereinbaren:
GoBD-konforme E-Rechnung Archivierung mit docuvita
Vorteile von docuvita
- zentrale Speicherung
- nachvollziehbare Dokumentation schnelle Recherche
- Schutz vor unbemerkten Änderungen
- Rechte- und Berechtigungskonzepte
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
Dadurch können Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen dauerhaft und rechtssicher verwalten.
Live-Demo zur E-Rechnungsarchivierung
Lassen Sie sich zeigen, wie docuvita elektronische Rechnungen automatisch erfasst, archiviert und schnell wieder auffindbar macht.
Kostenlose Demo anfordern:
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für E-Rechnungen?
Für elektronische Rechnungen gelten dieselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für andere steuerlich relevante Unterlagen.
Während dieses Zeitraums müssen die Dokumente:
- vollständig erhalten bleiben
- lesbar sein
- unverändert vorliegen
- jederzeit verfügbar sein
Eine professionelle Archivierungslösung hilft dabei, Fristen zuverlässig einzuhalten und Risiken zu vermeiden.
Weiterführende Infos über die Möglichkeiten mit docuvita
Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen
Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsdauer unverändert, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden.
Mit docuvita profitieren Unternehmen von:
- revisionssicherer Ablage
- zentraler Dokumentenverwaltung
- Versionierung
- Protokollierung von Änderungen
- kontrollierten Zugriffsrechten
- langfristiger Verfügbarkeit
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Seite zur revisionssicheren Archivierung.
E-Mail und E-Rechnung gemeinsam archivieren
In vielen Unternehmen gehen Rechnungen direkt per E-Mail ein.
Für eine vollständige Dokumentation ist es sinnvoll, sowohl die Rechnung als auch die zugehörige E-Mail gemeinsam aufzubewahren.
Mit docuvita lassen sich:
- E-Mails
- Rechnungen
- Anhänge
- Freigaben
zentral archivieren und miteinander verknüpfen.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zur E-Mail-Archivierung Software.
Verbindung zur Eingangsrechnungsverarbeitung
Die E-Rechnung Archivierung entfaltet ihr volles Potenzial in Verbindung mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.
So können Unternehmen:
- Rechnungen automatisch erfassen
- Freigabeprozesse digitalisieren
- Bearbeitungszeiten verkürzen
- Transparenz erhöhen
Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Seite zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.
Verträge, Rechnungen und Signaturen zentral verwalten
Viele Rechnungen stehen in direktem Zusammenhang mit Verträgen, Bestellungen oder Vereinbarungen.
Durch die Verbindung von docuvita und actaSIGN können Unternehmen:
- Verträge digital verwalten
- Dokumente elektronisch signieren
- zugehörige Rechnungen direkt zuordnen
Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite zum Vertragsmanagement mit docuvita und actaSIGN.
"Wir denken nicht in Software, sondern in Lösungen für Ihr Unternehmen."
Warum Sartissohn Software?
Wir begleiten Unternehmen von der ersten Beratung bis zum produktiven Einsatz ihrer Archivierungslösung. Als docuvita Fachhändler unterstützen wir Unternehmen bei:
der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems der Planung von Archivierungsstrategien der Migration bestehender Dokumente der Integration in vorhandene ERP-Systeme Anwenderschulungen Support und Weiterentwicklung
Vorteile einer E-Rechnung-Archivierung-Software für Unternehmen
- GoBD-konformer Ablage
- automatischer Archivierung
- revisionssicherer Speicherung schneller Suche
- zentraler Informationsverwaltung
- geringeren IT-Aufwänden
- höherer Transparenz
- besserer Vorbereitung auf Prüfungen
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnung Archivierung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten digitalen Format, das automatisiert verarbeitet werden kann.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht.
Müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Ja. Elektronische Rechnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Reicht ein Ausdruck der Rechnung aus?
Nein. Die Rechnung muss im elektronischen Originalformat aufbewahrt werden.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein standardisiertes XML-Rechnungsformat für den elektronischen Rechnungsaustausch.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Dokumente werden unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die Archivierung erfüllt die Anforderungen an Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Ordnung und Verfügbarkeit steuerrelevanter Daten.
Können E-Rechnungen automatisiert archiviert werden?
Ja. Moderne DMS-Lösungen wie docuvita können Archivierungsprozesse weitgehend automatisieren.
Kann ich E-Mails und Rechnungen gemeinsam archivieren?
Ja. docuvita ermöglicht die zentrale Archivierung und Verknüpfung beider Dokumenttypen.
Für welche Unternehmen ist E-Rechnung Archivierung wichtig?
Für alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, versenden oder aufbewahren müssen.
Weitere Software-Lösungen für Ihr Unternehmen
Das macht für uns den Unterschied: Software, die zuverlässig Prozesslücken schließt. Vermeiden Sie unnötige Anstrengungen oder umständliche Selektionen, denn Erleichterung ist programmierbar. „Software follows function. Function follows your firm.“
